Microsoft fürs Office - 365 abonnieren oder Home & Business 2019 kaufen?

[Eder Franz]

Importierte Outlook Kalender nachträglich zusammenführen

Ich hatte weiter oben darüber sinniert, wie man den importieren Kalender (alt) mit dem bereits vorhandnen Kalender (neu) zusammenführen kann. Das geht zum Beispiel mit einer magischen Tastenkombination. Strg+A, Strg+C und Strg+Einfg. Das bedeutet nichts weiter, als dass man alle Einträge im Kalender auswählt, diese kopiert und im Zielkalender einfügt. Manchmal hat man halt ein Brett vor dem Kopf. Da das hier ein Schreinerforum ist, sind Bretter ja nichts grundsätzlich verkehrtes.

 

[Eder Franz]

Import der Aufgaben

Heute habe ich die „alten“ Aufgaben importiert. Während des Imports des Aufgaben-Ordners wird man genau wie schon beim Import der Kontakte sinngemäß gefragt, ob der Import in den vorhandenen Ordner erfolgen, oder ob der Ordner wie gahabt erhalten bleiben soll. Ich habe den Ordner nicht in den vorhandenen Ordner integriert, sondern neben den vorhandenen Ordner kopiert.

 

[Eder Franz]

Jetzt bleiben mir nur noch zwei Schritte:

Umzug des alten Mail-Archivs

Das Hinzufügen von bestehenden IMAP Konten in 365

Ich nehme an, dass ich ein zusätzliches IMAP Konto über das Outlook hinzufüge und, dass anschließend ein weiteres Konto (inbox) in Outlook auftaucht.

Eine andere Strategie wäre, alle gmx Mails an den neunen Mail-Account von 365 weiterzuleiten. Ich finde das jedoch nicht ideal, denn ich möchte den Kontakten auch weiterhin von dem alten IMAP Account antworten. Der Account soll nicht komplett einschlafen und parallel zu der neuen Adresse (eigene Domain) betrieben werden.

Ist es möglich, mehrere Mailaccounts parallel zu betreiben - also nicht nur beim Empfang, sondern auch beim Senden? Ich möchte also beim Senden mit unterschiedlichen Absendern antworten können. Anders gesagt: Wer mich auf dem IMAP gmx Konto anschreibt, bekommt auch von diesem Account seine Antwort.

Geht das?

 

[WinfriedM]

Outlook sollte auch auf fremde Imap-Server zugreifen können. Da solltest du GMX Imap direkt einbinden können.

Hier ein erster Googletreffer:

GMX IMAP E-Mail-Konto in Outlook 2019 hinzufügen – it-blogger.net

Die folgende Anleitung beschreibt, wie ein GMX E-Mail-Konto für die Verwendung mit Outlook 365, 2019 oder 2016 mithilfe des IMAP-Protokolls für den

it-blogger.net

 

[Eder Franz]

Hallo Winfried,

ich habe mir die im Link beschriebene Prozedur angesehen. Dies beschreibt den Teil, den ich noch kenne.

Weiter konnte ich noch nicht recherchieren, da mir momentan etwas die Zeit fehlt. Ziel ist, dass ich anschließend mit mehreren Antwortadressen arbeiten kann. ich glaube, das magische Zauberwort heißt “Outlook Profile“

Outlook Konto: Mehrere Outlook Profile einrichten

Den Ansatz habe ich aber noch nicht verfolgen können. Vielleicht am Wochenende...

 

[WinfriedM]

Ist schon länger her, dass ich mit Outlook was gemacht habe. Ein neues Profil brauchst du glaube ich aber nicht. Profile nimmt man normalerweise für völlig getrennte Bereiche, wie im Link z.B. für privat und geschäftlich. In einem Profil sollte es problemlos möglich sein mehrere Mailadressen anzulegen. Wenn du also geschäftlich alternativ mehrere Mailadressen nutzt, ist das der richtige Weg.

Ein schnelles Googeln hat das ergeben:

Hinzufügen eines E-Mail-Kontos zu Outlook

Erfahren Sie, wie Sie Outlook so einrichten, dass es mit E-Mail-Konten von Microsoft 365, basierend auf POP, IMAP oder Microsoft Exchange funktioniert.

support.microsoft.com

 

[Eder Franz]

Profile nimmt man normalerweise für völlig getrennte Bereiche, wie im Link z.B. für privat und geschäftlich.

Ja, ich denke, getrennte Bereiche könnten eventuell das Ziel sein.

Bislang unterhalte ich mehrere Mailaccounts, die jedoch einfach per Weiterleitung in einem gmx/webde Account zusammengeführt werden. Wenn ich dann Antworten auf diese Mails sende gibt es leider nur eine einzige Antwortadresse. Das möchte ich künftig vermeiden.

Die Arbeit läuft nun endlich seriös über den Exchange und die eigene Domain. Daneben möchte ich natürlich die alten Mailadressen weiter betreiben und per outlook verwalten. Was ich auf gar keinen Fall machen möchte, ist, die Mails an den zentralen Mailaccount weiterleiten.

Eine Trennung wäre also insofern erwünscht, dass die Postfächer künftig zwar parallel betrieben werden können aber jedes Postfach unter der gleichlautenden Absenderadresse antwortet.

Reicht es dazu, mehrere Postfächer in Outlook anzulegen, oder braucht man dafür verschiedene Profile?

Eine Supportanfrage, die sich mit einem ähnlichen Problem befasst:

2 E-Mail-Konten - Antwort auf E-Mail mit falscher Absender-Adresse

Hallo, ich habe Outlook 2016 (Office 365) installiert und 2 E-Mailkonten (iCloud als IMAP & Outlook als Microsoft Exchange) eingerichtet. Wenn ich neue E-Mails in dem jeweiligen Postfach erstelle

answers.microsoft.com

 

[WinfriedM]

Mehrere Postfächer sind in der Regel sinnvoller und du erreichst damit dein Ziel. Hintergrund: Der Wechsel zu einem anderen Profil braucht Zeit und nervt mit der Zeit. Profile sind dann gut, wenn du wirklich gut getrennte Sachen hast, die du auch zeitlich nacheinander bearbeitest. Beispiel: Wenn du dazu neigst, geschäftliche und private Post ständig parallel am Tag zu bearbeiten, dann mehrere Konten. Wenn du hingegen strikt trennst und geschäftliches nach 18 Uhr nicht mehr machst, dafür dann nur noch Privates, sind mehrere Profile sinnvoll.

Mit mehreren Konten kannst du natürlich auch die entsprechende Absenderadresse verwenden.

Weiterleitung ist wieder ein anderes Konzept und bringt einige Nachteile. Vor allem bleiben die Mails dann nicht mehr getrennt, sondern gehen in den gleichen Eingangsordner.

 

[Eder Franz]

Weiterleitung ist wieder ein anderes Konzept und bringt einige Nachteile. Vor allem bleiben die Mails dann nicht mehr getrennt, sondern gehen in den gleichen Eingangsordner.

Zunächst vielen Dank für den hilfreichen Gedankenaustausch.

Ja, das Konzept von getrennten Accounts aber mit sofortiger Weiterleitung ins zentrale Nervensystem hat definitiv seine Nachteile. Am Anfang und so lange nur wenige Mails über diese „Nebenstellen“ reintröpfeln, ist das Konzept noch sehr komfortabel. Wenn irgendwann jeder Newsletter direkt bis zum Schreibtisch durchschlägt, ist das bisweilen störend.

Wenn man mehrere Konten parallel nebeneinander betreiben, überwachen und jeweils auch immer mit der richtigen Absenderadresse antworten kann, ist das vermutlich der optimale Weg.

Wenn man jedesmal zwischen verschiedenen Profilen hin und her wechseln muss, um private Mails zu checken, ist das eventuell ein guter Schutz gegen Ablenkung bei der Arbeit, aber auch nicht ideal. Anderseits könnte man mal überlegen, ob man das ehrenamtliche Mailaufkommen mal bewusst separiert und künftig nur noch nach Feierabend in dieses Profil reinschaut.

 

[Eder Franz]

Nur ein zusätzliches Mail- Konto anlegen oder gleich ein zusätzliches Profil hinzufügen?

Wer mit mehreren Mailadressen arbeitet, fragt sich bei der Einrichtung von Outlook vielleicht, ob er nur ein eMail Konto hinzufügt, oder besser gleich ein zusätzliches outlook Profil anlegt. Hier eine ganz gute Gegenüberstellung:
der Vor- und Nachteile.

Outlook Konto hinzufügen: Neues Konto oder weiteres Profil? | Büro-Kaizen

Anleitung, um ein weiteres E-Mail-Konto in Outlook entweder direkt hinzuzufügen oder über ein zusätzliches Profil. Dann können Sie die Mails getrennt verwalten.

www.buero-kaizen.de

 

[WinfriedM]

@Eder Franz Deren Bücher sind auch ganz gut, um sich im Büroalltag besser zu organisieren. Besonders das Buch "Für immer aufgeräumt", da hab ich einige Ideen von übernehmen können.

 

[Eder Franz]

@WinfriedM

Ich bin gerade umringt von Büchern zum Thema Widows, Office und Teams und muss feststellen, dass Bücher recht langsame Medien sind. Die Bücher sind gerade erst erschienen und zum Teil schon wieder veraltet, da Microsoft mit seinen Updates sehr schnelllebig geworden ist. 20H2 hat die Bücher einfach rechts überholt. So schnell kann keiner schreiben.

 

[odul]

Schön beschrieben. Bliebe noch das www. Aber das ist oft auch schwierig. Wenn da mal einer eine falsche oder übermäßig komplizierte Lösung publiziert hat, verbreitet sich die weiter. Die korrekte, einfachere Lösung zu finden, ist dann echt mühselig. Da sind Bücher im Vorteil.

Eine gute Online-Doku scheint Microsoft auch nicht zu haben? Hab da zumindest noch nix gefunden.

 

[Eder Franz]

Sehe ich auch so. Online findet man u. U. auch Lösungen, für Probleme, die schon 2013 ausgestorben sind.

Ich bin gerade zu meinem anderen Thema gehüpft und zwar zu der Frage: Wie und wo bringe ich künftig mein über Jahre gewachsenes Mail Archiv Mailhistorie unter, die aufgrund ihrer Größe nicht auf dem Server des Freemailers schlummert, sondern lokal abgelegt ist. Diese Mails gehören ja eigentlich nicht zum neuen Exchange Postfach, sondern zum alten gmx/web.de Account.

Wird es ein Unterordner des IMAP Kontos?

Wird es eine separate Datendatei?

Oder importiere ich es doch in den Exchange Ordner mit dem Namen „Archiv“?

 

[odul]

Das nicht-online-Outlook bietet die Möglichkeit auf einem Rechner lokale Dateien (mit der Endung pst, wenn ich mich recht erinnere) anzulegen. Auf die kann man dann genauso zugreifen, wie auf andere Ordner und dort die alten mails bunkern.

Mein Outlook-Postfach hatte 1GB. Da habe ich ältere mails immer wieder in die lokalen Dateien geschoben. Haken an der Sache war, dass die FP der Arbeitsplatzrechner nicht gesichert wurden.

 

[odul]

Sehe ich auch so. Online findet man u. U. auch Lösungen, für Probleme, die schon 2013 ausgestorben sind.

Noch beschissener ist, dass die Suche im www immer wieder Threads von Foren, die schon vor 10Jahren geschlossen wurden, ausgräbt. Es nutzt dann auch nix einzustellen, man möchte keine Antworten, die älter als ein Jahr sind. Der alte Gammel kommt immer wieder.

Was etwas hilft (aber ich auch nicht konsequent mache) ist, sich einige gute Foren zu suchen und in diesen Foren zu suchen.

Schlecht ist, komplexere Fragen in Foren zu stellen, wo sich viele Anfänger tummeln. Dann wirst du mit unbrauchbaren Antworten zugeschüttet.

 

[Eder Franz]

Das nicht-online-Outlook bietet die Möglichkeit auf einem Rechner lokale Dateien (mit der Endung pst, wenn ich mich recht erinnere) anzulegen. Auf die kann man dann genauso zugreifen, wie auf andere Ordner und dort die alten mails bunkern.

Mein Outlook-Postfach hatte 1GB. Da habe ich ältere mails immer wieder in die lokalen Dateien geschoben. Haken an der Sache war, dass die FP der Arbeitsplatzrechner nicht gesichert wurden.

So habe ich das bislang auch gemacht. Bunkern ist das richtige Wort, denn ein Archiv im Sinne von Outlook ist es ja eigentlich nicht. In der neuen Umgebung von 365 bin ich unsicher, wo diese Ordner hingehören. Im Moment funktioniert das so, dass die Dialoge noch zusammenhängen und dass der Ordner für die Suche indiziert ist. Die Datensicherung ist dabei ein Schwachpunkt. Das gebe ich unumwunden zu.

 

[WinfriedM]

Wenn du es konsequent mit allen Vorteilen umsetzen willst, importierst du die alten Mails, so dass sie genauso in der Cloud liegen, wie deine neuen Mails auch. Dann kann darüber auch eine schnelle serverbasierte Suche laufen, du hast sie überall verfügbar und kannst auch eine einheitliche Datensicherung machen. Wie du deine Ordnerstruktur da anlegst, ist dir überlassen. Bei vorgefertigten Ordnern für Archiv würde ich vorsichtig sein, da musst du den Mechanismus kennen und ob der auch in deinem Sinne ist.

 

[Eder Franz]

Danke für den fruchtbaren Gedankenaustausch. Das hilft mir wirklich sehr.

Das Wort „Archiv“ hatte ich oben bereits einmal gestrichen, als mir klar wurde, dass einen Outlook Archiv etwas ganz spezielles ist. Ich meine tatsächlich kein Archiv, sondern einen (derzeit noch lokalen) Ordner in den ich Mails aus dem gelegentlich überlaufenden IMAP Postfach per Rechtsklick verschiebe. Die Mails liegen dann fortan noch auf der lokalen Festplatte.

Wenn möglich, hätte ich das künftig gerne anders gelöst, sofern das keine Konflikte erzeugt.

So richtig ist mir das heute bei der Suche nach Kontakten klargeworden. Ich habe mir zu den Kontakten oft auch Notizen gemacht. Personen und deren Namen sind dabei nicht immer das entscheidende Suchkriterium. Wenn ich in der Kontaktsuche z.B. „Strukturklebstoffe“ eingebe, möchte ich alle Lieferantenkontakte zu diesem Suchbegriff aufgelistet bekommen - nicht einen Herrn XY, oder eine einzelne Firma.

Als diese Notiz-Suchfunktion heute nicht funktionierte, ist mir klargeworden, dass ich die alten Mails der vergangenen Jahre nicht nur irgendwo verstauben lassen möchte, sondern diese weiterhin produktiv nutzen würde. Dazu muss man diese dann aber auch künftig nach Stichworten durchforsten können.

Aktuell sieht das noch so aus:



Kommt die Mailhistorie dann später unter das Konto ...gmx? Oder kommt die Mailhistorie dann direkt in einen Unterordner von ...eigenedomain.de?

Ich glaube ich muss das zunächst im Ausgangsordner sortieren... Früher waren Arbeit und Privates ja vermischt...

 

[WinfriedM]

Kommt die Mailhistorie dann später unter das Konto ...gmx?

Du wirst sicher ein GMX Freekonto haben, wo der Speicherplatz arg begrenzt ist. Deshalb deine ganze Historie am Besten in deinen Microsoft-Account packen, wo du sicherlich genügend Speicherplatz hast. Auch hast du es dort dann mit in der Datensicherung.

 

[Eder Franz]

Das ist richtig. Ich hatte einen Free-Mail-Account und habe diesen noch. Das Speichervolumen ist tatsächlich sehr begrenzt. Nur neue und relevante Mails bleiben für längere Zeit auf dem IMAP Server. Ältere mails müssen weichen und werden dann innerhalb von Outlook in einen eigens dafür angelegten Ordner außerhalb des GMX-Kontos verschoben. Nach dem Verschieben liegen die Mails dann nicht länger auf dem IMAP Server, sondern auf der lokalen Festplatte.

 

[WinfriedM]

Nach dem Verschieben liegen die Mails dann nicht länger auf dem IMAP Server, sondern auf der lokalen Festplatte.

Und statt lokale Festplatte sollte die neue Richtung dann sein, alles bei Microsoft auf den Servern zu lagern. Das gilt auch für alle anderen Daten. So hast du alles überall verfügbar, die Grundsicherheit vor Datenverlust ist sehr viel größer und bei Microsoft zentralisierte Backups sollten einfach umsetzbar sein.

Die zentralisierte Datenhaltung ist ja eins der großen Vorteile.

 

[odul]

Die zentralisierte Datenhaltung ist ja eins der großen Vorteile.

Das mag ja alles stimmen. Aber anfreunden kann ich mich damit einfach nicht. Meine Daten sind bei mir.

 

[WinfriedM]

Das mag ja alles stimmen. Aber anfreunden kann ich mich damit einfach nicht. Meine Daten sind bei mir.

Kann ich gut verstehen, dass ist ein ganz zentraler Punkt, ob man sich darauf einlassen kann. Es gibt definitiv auch Risiken.

Allerdings relativiert sich das alles auch wieder, sobald du in einer weltweit vernetzten Umgebung bist. Deine Daten auf dem eigenen Server sind dann vielleicht nur scheinbar sicherer.

Ich denke, Cloudlösungen werden kein Hype sein. Die Vorteile überwiegen einfach so, dass immer mehr in die Cloud wandern wird. Es scheint kein Weg dran vorbei zu geben.

 

[odul]

Hoffentlich müssen wir den Tag nicht erleben, wo durch einen dummen Zufall große Teile des wwws ausfallen und plötzlich nichts mehr geht. Noch nicht mal die Herz-Lungen-Maschine im OP. Bis dahin haben die Vorteile ja überwogen.

Ich habe einmal erlebt, da wurde das Kassensystem in der Kantine umgestellt. Am ersten Tag Ausfall der Verbindung zu einem Server in den Niederlanden. Keine Abrechnung möglich. Das Essen gab es dann an dem Tag für alle umsonst in der Kantine.

Das war ja noch lustig. Aber wie abhängig hat sich denn unsre Infrastruktur denn inzwischen gemacht?