Digitalisierung der Belege

[Bastelheiko]

Hallo in die Runde,

wie weit ist bei kleinen Firmen in eurer Branche die Digitalisierung von Belegen eigentlich fortgeschritten?
Ich als faulster Hobbybuchhalter habe seit Anfang 2019 alles ein bisschen schleifen lassen und nun in tagelanger Arbeit 18 Ordner aufbereitet.
Wie hat mir ein Buchhalter gezeigt, der dann allerdings dummerweise sämtliche Barbelege als Eigenentnahme deklariert hat und ich darum diese Dienstleistung gekündigt habe.
Allerdings war das Mitte 2019.
Nun hat mich das Finanzamt auf den Pott gesetzt mit der ausdrücklichen Bitte in Form von Schätzungen, endlich meinen Pflichten als Unternehmer nachzukommen.
In meinem Bekanntenkreis hat nicht ein einziger Selbstständiger irgendetwas digitalisiert und halten dies für übertrieben.
Mir geht es um die Belege die ich online erhalten habe und die ich angeblich digital speichern muss.
Die Orginalrechungen werde ich wie immer im Büro lagern.

Wie sieht das bei euch aus?

VG

Heiko

 

[Mitglied 24010 keks]

Meine Belege gehen monatlich, als Scan, zum Steuerberater, die Originale (auch die, die ich per Mail bekomme) bleiben bei mir, in Papierform, im Ordner.
Somit habe ich alles digital und analog...

Gruß Daniel

 

[uli2003]

Ausdrucken, abheften, fertig.

 

[VENEREA]

So leicht ist es leider nicht mehr,
alle digitalen Rechnungen müssen im Orginal gespeichert werden, wie du das machst ist deine Sorge, aber die Rechnungen ausdrucken und abheften, dann die Mail löschen geht ganz schnell nach hinten los.
Die analogen Rechnungen bleiben ja analog.

Deshalb haben wir seit Anfang 2020 auf Unternehmen online umgestellt.

Es werden alle Rechnungen dort hochgeladen, die digitalen so und die analogen als Scan.
Eigentlich dürfte man wenn es bei der Datev eingegangen ist alles löschen auch die analogen wegschmeißen.

Aber die Sammeln wir trotzdem noch alle in einem Ordner.
Ich würde mich mal an einen fähigen Steuerberater wenden und die Sache mit dem klären.

Gruß Sebastian

 

[uli2003]

alle digitalen Rechnungen müssen im Orginal gespeichert werden, wie du das machst ist deine Sorge, aber die Rechnungen ausdrucken und abheften, dann die Mail löschen geht ganz schnell nach hinten los.

Das ist natürlich grundsätzlich richtig. Ich drucke die PDFs jedoch aus und hefte sie ab. Woran soll man erkennen, dass es ein PDF war? Sehen absolut identisch aus. Hat mein FA bisher bei keiner Prüfung gestört - bzw. sie wussten es nicht.

Wieder eine typisch deutsche Überregulierung.

 

[VENEREA]

Ja in dem Punkt hast du recht, dass man es bestimmt nicht sehen kann, aber vom Gesetz her müssen Rechnungen immer im orginal aufbewahrt werden.
Deshalb machen wir ja das Unternehmen online, ist auch so sehr easy zu machen und du hast eigentlich keine Ordner mehr für Eingang und Ausgangrechnungen.

Gruß Sebastian

 

[Mitglied 24010 keks]

Wie ist das dann offiziell mit den Rechnungen die ich z.B. von Amazon zum Download bekomme? Ist es noch ein Original wenn ich das downloade und bei mir lokal speicher?
Ich denke und hoffe, ich hatte noch keine Prüfung, dass es reicht und gut ist wenn der Prüfer nachvollziehen kann was man wie und warum gebucht hat. Ich hoffe, dass es nicht so eine ganz große Rolle spielt in welcher Form einem die Rechnung zugegangen ist. Ansonsten... Mein Outlook ist viele Jahre nachvollziehbar, aber ich hab sowas von keine Lust die Rechnungen aus den GB's von Mails zu suchen... Dann diese dubiosen Rechnungen aus China... die erst auf Nachfrage über eBay geschickt werden... bitte nicht....

 

[VENEREA]

Ja klar denk schon. Musst du downloaden und eben auch archivieren. Am besten mal deinen Steuerberater fragen. Meine Frau arbeitet ja in einer. Die sagt man muss alles genauso wie es kommt archivieren.

Gruß Sebastian

 

[Mitglied 24010 keks]

Den Steuerprüfer würd ich spannend finden der da den Überblick behält. Das ist dann ja eine super nachvollziehbare Buchführung. Paar Belege digital, paar Papier... voll gut.
Oh ich glaub der ist besser gelaunt wenn der alles nachvollziehbar auf Papier bekommt.
Wer macht den so dermaßen bescheuerte Regeln? Entweder alles digital oder nicht!

Mein Steuerberater hab ich danach tatsächlich noch nie gefragt... War für mich aber auch noch nie ein Thema...

 

[mikamar]

Mit diesen, vom Steuerberater vorgeschlagenen und über Jahre durchgeführten, Maßnahmen habe ich im vergangenen Jahr eine steuerliche Außenprüfung ohne Beanstandung erlebt:
Unterordner im Posteingang: Rechnungseingang, in den alle Rechnungsbelege automatisch kopiert werden.
Ein weiterer Unterordner außerhalb von Outlook nimmt als Archivordner alle heruntergeladenen Belege auf.
Und ja, alles ist in Papierform zusätzlich dokumentiert.
Gruß, Martin

 

[uli2003]

Was glaubt ihr wohl, warum Bastelheikos StB alles gegen 1800 gebucht hat?

 

[heiko-rech]

Hallo,
ich arbeite seit einigen Jahren schon papierlos. Das geht mit DATEV Unternehmen Online sehr gut. Wenn man einen ordentlichen Dokumentenscanner hat geht das auch schnell und die Software erkennt auch alle Daten wie IBAN, Rechnungsnummer etc. gut. Der Steuerberater greift direkt darauf zu und schickt alles online zum Finanzamt. Alle Auswertungen landen dann wieder in Unternehmen Online. Ich schreibe auch Rechnungen darin und mache das komplette Onlinebanking damit. DATEV garantiert Rechtskonformität und Sicherheit der Daten. Man kann auch Belege einfach per E-Mail an die Software schicken. So kann man beispielsweise Rechnungen aus dem eigenen Onlineshop direkt an Unternehmen Online verschicken lassen. Das Programm ist mehrbenutzerfähig und läuft im Browser.
Die Kosten sind überschaubar und die Suchfunktionen sind sehr gut gemacht. Man findet also auch ältere Belege sehr gut.
Alles was nicht mit der Buchhaltung und Steuern zu tun hat wird bei mir gescannt und als PDF abgelegt. Oft fasse ich mehrere Dokumente in ein PDF zusammen, so zum Beispiel alles was mit Versicherungen in einem Jahr so aufläuft.
Als Scanner habe ich einen Fujitsu Scannsnap IX500.
Gruß
Heiko

 

[Diesel1982]

Normal soll eine Rechnung so gesichert werden wie sie kommt.
Papierbelege kommen in den Ordner und werden für die Buchhaltungssoftware digitalisiert. Digitale Rechnungen speichere ich auf dem Rechner und importiere sie in die Software.
„Software“ ist online also sind die Daten sicher auch wenn mit meiner Hardware mal was sein sollte.

gruss Matze

 

[Hard_Do]

Das ist natürlich grundsätzlich richtig. Ich drucke die PDFs jedoch aus und hefte sie ab. Woran soll man erkennen, dass es ein PDF war? Sehen absolut identisch aus. Hat mein FA bisher bei keiner Prüfung gestört - bzw. sie wussten es nicht.

Wieder eine typisch deutsche Überregulierung.

Mach ich auch so, bei mir fällts aber dadurch auf, dass ich keinen Farbdrucker benutze, wenn das wirklich mal einer genau kontrolliert.

Und ich bin mittlerweile doch etwas schlampig darin geworden, die Ausdrucke nochmal auf Briefumschlagsformat zu falten damit die Knicke drin sind...

Als ich mich zur Einführung dieser Pflicht bzw. zum Ende der Übergangszeit mal damit beschäftigt hatte, habe ich es so Verstanden, dass es nicht reicht die mails in seinem Outlook zu archivieren. Da wurde mir was von einer Art "digitalem Stempel" erzählt.

Grüße David

 

[Diesel1982]

Aber die Rechnung ausdrucken muss ja nicht sein wenn die eh auf dem digitalen Weg kommt. Macht ihr das aus einem bestimmten Grund?

 

[U.Tho]

die Ausdrucke nochmal auf Briefumschlagsformat zu falten damit die Knicke

Wir verschicken seit Jahren nahezu ausnahmslos die Rechnungen per Mail und bekommen die meisten auch per Mail als PDF-Datei. Es ist doch egal, ob eine Datei beim Lieferantendrucker gedruckt wird und in die Post gesteckt wird oder ob die bei mir im Büro aus dem Drucker kommt. Einige meiner Kunden nehmen ausschließlich den Mailversand. Bei einigen - wie meinetwegen VW - AG geht das eh nur im Lieferantenportal als PDF einzureichen, da ist der Postweg ausgeschlossen.

 

[WinfriedM]

Aber die Rechnung ausdrucken muss ja nicht sein wenn die eh auf dem digitalen Weg kommt. Macht ihr das aus einem bestimmten Grund?

Schlussendlich brauchst du eine Buchhaltung, also alle Rechnungen an einem Ort. Da bleiben dann 2 Alternativen: Papierbuchhaltung, also muss alles ausgedruckt werden. Oder digitale Buchhaltung, dann muss alles Papier eingescannt werden.

 

[VENEREA]

Die analogen Rechnungen musst du aber weiterhin 10 Jahre aufheben. Also macht einscannen nur Sinn um alles noch mal zusammen zu haben.
Aus gutem Grund wollen so ziemlich alle Steuerberater auf Digital umstellen. Früher haben wir immer einmal im Monat die Rechnungen und alles zum Steuerberater geschickt. Der hat es verbucht etc. Dann zurückschicken... Jetzt läuft alles digital. Macht erheblich weniger Arbeit.

Gruß Sebastian

 

[Bastelheiko]

Hatte nun ein paar Tage Zeit, mir einen Haufen Infos zu holen.

Nachdem ich 8 Jahre voller Vertrauen alles zu einem Freund meines Bruders gegeben habe (er ist Anwalt mit Nebentätigkeit Steuerberatung),
habe ich mir irgendwann vorgenommen, mich selber mit meine Zahlen zu beschäftigen.
Inzwischen bin ich mir sicher, dass eine Volldigitalisierung (wie auch immer das abläuft) ist wie mit Kanonen auf Spatzen schießen.

Allerdings werde ich ab sofort alle meine Belege einscannen und in meinem Buchhalterprogramm speichern.
Da kann ich alles so einstellen, dass ich an diese Belege nie wieder herankomme und ein Buchprüfer alles sehen kann.
Im Grunde genommen nicht mehr Arbeit als eine Kopie ausdrucken (Belege auf Thermopapier) und gleichzeitig als PDF speichern bei Adobe und auf der Festplatte.

Als Scanner habe ich einen Fujitsu Scannsnap IX500.

Habe ich lustigerweise von einem Kunden empfohlen bekommen der in der IT-Branche arbeitet.
Was kann der Scanner besser als ein normaler Scanner?

Übrigens speichert Ebay Belege bis zu 20 Jahren. Amazon min. 10 Jahre.
Lexware auch 10 Jahre, selbst wenn man da schon lange gekündigt hat.
In der Microsoft Cloud nur solange wie man zahlt. Jedenfalls bei Office 365.
USW.

Ausdrucken, abheften, fertig.

Das reicht heute keinesfalls mehr. Allerdings haben Finanzbuchprüfer wohl einen riesigen Ermessenspielraum.
Da reicht es schon, dass ein unkenntlich gemachtes Wort auf dem Kontoauszug den ganzen Beleg ungültig macht.
Habe ich heute gelernt.

Mit diesen, vom Steuerberater vorgeschlagenen und über Jahre durchgeführten, Maßnahmen habe ich im vergangenen Jahr eine steuerliche Außenprüfung ohne Beanstandung erlebt:
Unterordner im Posteingang: Rechnungseingang, in den alle Rechnungsbelege automatisch kopiert werden.
Ein weiterer Unterordner außerhalb von Outlook nimmt als Archivordner alle heruntergeladenen Belege auf.
Und ja, alles ist in Papierform zusätzlich dokumentiert.
Gruß, Martin

Das war alles?
Ich speichere seit 2013 alle eingegangenen E-Mails mit Belegen in Unterordner in Outlook. Jede Jahr hat 4 Quartale.
Zusätzlich drucke ich noch alle aus.
Und das hat bei dir gereicht?

Was glaubt ihr wohl, warum Bastelheikos StB alles gegen 1800 gebucht hat?

Hui, ein Klassensprecher!
Tja, da will mir einer SCHWARZARBEIT unterstellen. Was ich selber tu, trau ich allen andern zu. Ist es so?
Inzwischen habe ich noch nicht mal Zeit meine eigenen Sachen zu reparieren.
Geschweige denn für schlecht bezahlte Schwarzarbeit.
Fluch und Segen des Handwerkermangels.
Außerdem war er extrem unorganisiert. Von 5 Terminen hat einer geklappt. Durchschnittlich.
Allerdings waren 15 € brutto pro 60 min einfach zu verlockend. Gegenüber einem geprüften Bilanzbuchhalter mit 50 € netto für 45 min.
OK, war mit dem heutigen Wissensstand ein grober Fehler.

Und ich hatte 2019 absolut keine Zeit und Ahnung, wie ich das berichtigen kann. Tage, Wochen und Monat vergingen...
Und alle Steuerberater riefen horrende Summen auf für die nachträgliche Berichtigung und gleichzeitige Neueingabe der Belege.

Und nun ist Bettzeit.

Danke für die Antworten!

 

[WinfriedM]

Habe ich lustigerweise von einem Kunden empfohlen bekommen der in der IT-Branche arbeitet.
Was kann der Scanner besser als ein normaler Scanner?

Wenn du unter "normaler Scanner" einen Flachbett meinst: Diese Dokumentenscanner ziehen die Dokumente so schnell durch, dass du viel schneller gescannt hast. Die können auch einen Stapel Blatt für Blatt einziehen. Das können viele Multifunktionsgeräte zwar auch schon, aber lange nicht so schnell.

Dann ist es auch noch eine Frage, welcher Scanner mit dem Buchhaltungsprogramm optimal zusammenarbeitet.

 

[Harzkiller]

Guten Morgen.
Ich hab auch den ix500. Ist sehr schnell. Hab mal ein altes Buch gescannt. 500 Seiten sauber abgeschnitten und gescannt Hat ca. 15 Min gedauert. Und dass mit OCR.
Gruß Jürgen.
Bitte um Verzeihung. Es ist der ix 1500

 

[ChristophW]

Das können viele Multifunktionsgeräte zwar auch schon, aber lange nicht so schnell

Ist halt die Frage wie viele belege man so hat ob das relevant ist.

Übrigens speichert X Belege bis zu 20 Jahren. Y min. 10 Jahre.
Z auch 10 Jahre,... usw

Bei aller Freude und Erleichterung über die Digitalisierung sollte man allerdings auch beachten das das im schlimmsten Fall auch alles von heute auf morgen geändert werden kann, auch bei Cloudiensten welche von heute auf morgen unerreichbar verschwunden sein können. Wer kennt (und nutzt!) heute noch die Firmen/Dienste von vor 10 Jahren, hat ggf. die Hard+Software(!) um die damaligen Datenträger/Datenformate zu öffnen und anzuzeigen? Natürlich hat sich das in den letzten Jahren sehr viel getan, sollte man aber dennoch im Hinterkopf behalten.

 

[seschmi]

Bei den Datenformaten gibt es schon länger PDF/A, das ist ISO genormt. In diesem Format wird in der Industrie alles archiviert, mit zum Teil viel längeren Aufbewahrungsfristen (oft 30 Jahre oder mehr). Da kann man davon ausgehen, dass dafür Software langfristig existieren wird. Die üblichen Dokumentenscanner können das auch direkt erzeugen (mal in die Anleitung schauen).

 

[KalterBach]

Und dazu noch die Frage wieso ich selbst mein Archiv in die Cloud schieben muss?

Ein verschlüsselter Ordner lokal, der auf mehreren Medien automatisch periodisch gesichert wird und gut ist.

Ein Archiv schaue ich nicht jeden Tag an. Egal ob in Papierform oder gescannt.

 

[Bastelheiko]

Bei aller Freude und Erleichterung über die Digitalisierung sollte man allerdings auch beachten das das im schlimmsten Fall auch alles von heute auf morgen geändert werden kann, auch bei Cloudiensten welche von heute auf morgen unerreichbar verschwunden sein können. Wer kennt (und nutzt!) heute noch die Firmen/Dienste von vor 10 Jahren, hat ggf. die Hard+Software(!) um die damaligen Datenträger/Datenformate zu öffnen und anzuzeigen? Natürlich hat sich das in den letzten Jahren sehr viel getan, sollte man aber dennoch im Hinterkopf behalten.

Bei einer Cloud ist es sicher so.

Doch auch große Firmen müssen sich an die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht halten.
So dass man im schlimmsten Fall immer an die Belege rankommt. Ob die Firmen da mitspielen weiß ich nicht 100%ig.
Rein theoretisch brauchte man ja gar nichts digital speichern, da die das ja machen.
Nur wenn man einen Termin mit einem Betriebsprüfer hat, dürfte es zeitlich schwierig werden das alles zu besorgen.
Wer allerdings nur sehr wenige Lieferanten hat könnte das durchaus hinbekommen.

Jedenfalls rein theoretisch.