Digitalisierung der Belege

[heiko-rech]

Hallo,
echte Dokumentenscanner wie der ix500 scannen viel schneller als ein Flachbettscanner oder ein Multifunktionsgerät. Mehrere Seiten auf einmal sind kein Problem. Schön ist auch, dass man mit nur einem Knopfdruck auf das Gerät das Scannen startet. Je nach Voreinstellungen wird die dAtei dann automatisch an einem definierten Ort gespeichert. Das ist sehr komfortabel. Beim Scannen wird auch gleich eine Texterkennung gemacht und alles wird als PDF gespeichert.

Zur Speicherung in der Cloud:
Bei Datev habe ich die Möglichkeit die Daten auf eine DVD brennen zu lassen. Diese kann ich dann selbst archivieren, oder überlasse das dem Steuerberater. Wer seine Belege sebst elektronisch aufbewahrt, kann das auf externen Festplatten, dem eigenen Server, oder wie auch immer tun. Programme wie Adobe Acrobat können dann ganze Verzeichnisse durchsuchen und finden eigentlich jedes beliebige Dokument. Man kann natürlich auch ein DMS (Dokumentenmanagement System) Wie den Leitz ELO oder andere Programme benutzen. Beim Fujitsu Scansnap ix500 ist auch schon so eine Software dabei, Es gibt viele Möglichkeiten so etwas umzusetzen. #
Gruß
Heiko

 

[VENEREA]

Versteh das eigentlich so dass wenn wir die Sachen zur Datev geladen haben. Die diese auch aufbewahren/ sichern. Anders wäre es ja auch blöd. Wenn ich mich dann noch selbst drum kümmern muss. Da frag ich noch mal meine Frau.

Wir haben auch einen Dokumenten Scanner. Wenn man da 10 Rechnungen die in gefaltet kommen einlegt verschluckt er sich schon mal.
Gruß Sebastian

 

[Bastelheiko]

Und dazu noch die Frage wieso ich selbst mein Archiv in die Cloud schieben muss?

Ein verschlüsselter Ordner lokal, der auf mehreren Medien automatisch periodisch gesichert wird und gut ist.

Ein Archiv schaue ich nicht jeden Tag an. Egal ob in Papierform oder gescannt.

Spricht wohl nichts dagegen. Eine nicht mehr veränderliche CD reicht. Würde ich halt 2 mal machen. Man weiß ja nie. Braucht ja auch nur 10 Jahre zu halten.
Microfilme wie beim Bundesarchiv dagegen 500 Jahre.

Der IT-ler dem ich gleich ein Angebot schreibe hat mir folgenden Vorschlag gemacht:

Niemals eine Cloud verwenden. Mit eigenen Daten soll kein Dritter was zu tun haben.
Für 600 € Hardware bekomme ich einen Server bei mir zu Hause. Kann überall weltweit meine Daten abrufen.
Leider habe ich nur ein Viertel verstanden. Auch die Sicherung funktioniert ohne Cloud. Oder?
Ich frage ihn heute einfach noch einmal.


Was mir noch einfällt...

Ich kaufe öfter mal was im Baumarkt wenn die Qualität die gleiche ist wie beim Großhandel und wesentlich schneller erreichbar ist.
Doch da bekommt man immer nur die Thermopapierschnipsel, von denen man nie weiß, wann die verblassen.
Funktionieren diese Scanner generell auch, wenn man die Belege auf ein weißes DIN A 4 Blatt mit Tesafilm klebt?
Dachte immer, eine "große Rechnung" als Kopie im Baumarkt wäre fiskalisch egal, da es sich ja nur um eine Kopie handelt.
Doch mit so einem scanner macht das schon Sinn.
Frage bleibt nur, ob die große Kopie als unveränderliche Datei anerkannt wird oder man den Thermomist trotzdem vor Verblassung sichern muss.

Wohl dem, der nur bei Würth oder Consorten kauft!

Und alles nur, weil ich ab jetzt alles richtig machen will.

 

[heiko-rech]

Hallo,

Niemals eine Cloud verwenden. Mit eigenen Daten soll kein Dritter was zu tun haben.

Als Unternehmer muss die Clloudlösung den Anforderungen der DSGVO genügen. Du braucht also zum Beispiel auch einen Datenverarbeitungsvertrag mit diesen Dienstleister.
Einen eigenen Server zu betreiben, der von außen erreichbar ist sollten nur Leute machen, die davon auch Ahnung haben. Ich würde mir den Betrieb eines solchen servers nicht zutrauen.
Gruß
Heiko

 

[ChristophW]

Doch auch große Firmen müssen sich an die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht halten

Ich wollte nur (ganz neutral ohne Wertung) anmerken das "ist ja eh irgendwo gespeichert" in die Hose gehen kann, und mit der Größe hat das nix zu tun ich sag nur Wirecard, wenn der Laden zumacht/abbrennt/... ist halt blöd zu sagen ja ich dachte ich kann das jederzeit da wieder herunterladen.
Und was man ach beachten sollte, letztendlich ist jeder erstmal selbst verantwortlich und diese Verantwortung kann man nicht einfach abgeben. Klar kannst du die Firma später verklagen wenn dir ein Schaden entsteht, aber wo nix ist (s.o.) von daher halte ich persönlich nix von irgendwelche "Versprechen" oder "Garantien" im zweifel hast du erstmal den Ärger an den Hacken...

 

[WinfriedM]

Und dazu noch die Frage wieso ich selbst mein Archiv in die Cloud schieben muss?

Wenn ich so sehe, wie viele ihre Datensicherung machen und wie das Verständnis davon ist, ist eine Sicherung in der Cloud tausend mal sicherer. Wobei eine Cloud auch nicht sicher vor Fehlbedienung ist.

 

[WinfriedM]

Niemals eine Cloud verwenden. Mit eigenen Daten soll kein Dritter was zu tun haben.
Für 600 € Hardware bekomme ich einen Server bei mir zu Hause. Kann überall weltweit meine Daten abrufen.

Alles hat seine Vor- und Nachteile. Ein Server, der bei dir zu Hause steht, kann geklaut werden oder abbrennen. Du bist auch für die Wartung zuständig bzw. du bist von deinem Computer-Menschen abhängig. Was direkt im Internet erreichbar ist, muss auch sehr gut gewartet werden. Da müssen manche Sicherheitsupdates sehr zügig eingespielt werden, will man nicht angreifbar sein.

Deine Backups solltest du trotzdem räumlich getrennt aufbewahren und da käme Cloudspeicher wieder in Frage. Du kannst dort ja auch verschlüsselt speichern, dann kann dort auch niemand an deinen Daten ran.

Wer heute als Systemadmin noch sagt "Niemals eine Cloud verwenden", vertritt in der Branche eine Minderheitsmeinung. Konnte man vor 10 Jahren die Cloud noch belächeln, ist sie heute in vielen Szenarien nicht mehr wegzudenken.

 

[Bastelheiko]

Das ist neben den Anschaffungskosten der springende Punkt. Der Bedarf an Service.
Wo die Daten gespeichert werden wenn was passiert... Das habe ich leider nicht mitbekommen durch die Menge an neuem Input.
Wie ich mich kenne werde ich wohl die einfachere Variante wählen. Daten letztendlich auf eine nicht wieder beschreibbaren CD mehrfach speichern an 2 verschiedenen Orten.

Der Mitarbeiter der Softwarefirma Landata, der mir einst erstmalig Office 365 sehr luschig eingerichtet hat, ist im Mutterschutz.
Er hat trotz meiner Bezahlung versäumt, das Probeabo als ein richtiges zu deklarieren.
Nach 3 Monaten ständig die Meldung von MS, ich soll bezahlen.
Nacheinander immer mehr Funktionen ausgefallen. Kein Zugriff mehr auf mein Admincenter. Keine Lizenznummer mehr. Kein Autorisierungscode.
3 Tage lang immer mit mehreren Hotlines von Microsoft telefoniert. Warten auf Rückruf. Sinnlose Anrufe in indischem Englisch usw.
Niemand von Landata hatte Zugriff auf meinen mittlerweile gelöschten Account. Niemand war verantwortlich. Niemand hatte wirklich Ahnung von den speziellen Erfordernissen Office 365.
Dank Coronainfektion hatte ich in Quarantäne endlich mal Zeit meinen Mist aufzuräumen.
Nur das um die 50 in Outlook online erhaltene Rechnungen einfach so weg waren war tragisch.
Habe ich nachbestellt in mühevoller Kleinarbeit. Arbeiten durfte ich ja sowieso nicht.
Nachdem das Problem gelöst war, tauchten plötzlich wieder die Onlinerechnungen auf.
Und ich bekam tatsächlich noch eine Rechnung von Landata für die vergeblichen Versuche der Hilfe.

Nun bin ich endlich beglückt mit meinem eigenen Account, von wo ich jedwedes kleines Problem unheimlich schnellund kompetent durch Microsoft gelöst bekomme. Dachte nie, dass das geht.
Jedenfalls so lange wie Geld fließt. Danach ist alles gelöscht.
Wenn Ondrive, dann nur privat nutzen.

Das passiert mir nicht noch mal. Deshalb möchte ich so wenige Dienstleistungen wie möglich kaufen.Vor allem wenn ich für jedes Problemchen Zeit und Geld für einen Techniker investieren muss.
Deshalb gibt es ja so viele Onemenshows, die einfach die Augen verschließen vor dem ganzen Wust an Bestimmungen und Pflichten.

 

[KalterBach]

Wenn ich so sehe, wie viele ihre Datensicherung machen und wie das Verständnis davon ist, ist eine Sicherung in der Cloud tausend mal sicherer. Wobei eine Cloud auch nicht sicher vor Fehlbedienung ist.

Oje. Festplatte an den Router hängen (kenne es nur von der Fritz-Box), NAS im Keller oder einfach zwei an unterschiedlichen Orten gelagerte USB-Platten. Es gibt so viele einfache und gute Strategien, aber einfach alles in die Cloud zu schieben, das ist sicher keine.

Je nach Betriebssystem muss man dann halt einmal eine Minute pro Woche investieren.

 

[LaettaLight]

Festplatte an den Router hängen (kenne es nur von der Fritz-Box), NAS im Keller oder einfach zwei an unterschiedlichen Orten gelagerte USB-Platten. Es gibt so viele einfache und gute Strategien

Sorry das sind leider alles eher schlechte Strategien.
Kriterien an Backups:
Daten sollten an 3 getrennten Orten gelagert sein - nein nicht in 3 Zimmern im selben Haus (vor 2 Wochen sind bei uns im Ort ca 100 Keller bis zu 2m hoch abgesoffen. Nein kein Überschwemmungsgebiet)
Mindestens ein Langzeitbackup muss Offline erfolgen (Stichwort Verschlüsselungs Trojaner)
Die Backup Medien sollten physikalisch geschützt sein (Putzfrau, die die laufende USB Festplatte aus 1cm Höhe fallen lässt hatten wir schon)

Last but not least : Das Backup sollte sich auch wieder einspielen lassen (ja auch bei Profis die mit dem Tape kamen nicht selbstverständlich)

 

[KalterBach]

Sorry das sind leider alles eher schlechte Strategien.
Kriterien an Backups:
Daten sollten an 3 getrennten Orten gelagert sein - nein nicht in 3 Zimmern im selben Haus (vor 2 Wochen sind bei uns im Ort ca 100 Keller bis zu 2m hoch abgesoffen. Nein kein Überschwemmungsgebiet)
Mindestens ein Langzeitbackup muss Offline erfolgen (Stichwort Verschlüsselungs Trojaner)
Die Backup Medien sollten physikalisch geschützt sein (Putzfrau, die die laufende USB Festplatte aus 1cm Höhe fallen lässt hatten wir schon)

Last but not least : Das Backup sollte sich auch wieder einspielen lassen (ja auch bei Profis die mit dem Tape kamen nicht selbstverständlich)

Genau. Leute die nicht mal wissen wie man Backup schreibt, geschweige denn eines erstellen können, vertrauen ihre Daten irgendeinem Cloudanbieter an, oder folgen Deinen Vorschlägen.

 

[WinfriedM]

Genau. Leute die nicht mal wissen wie man Backup schreibt, geschweige denn eines erstellen können, vertrauen ihre Daten irgendeinem Cloudanbieter an, oder folgenDeinen Vorschlägen.

Nicht irgendeinem Cloudanbieter, sondern einem, den man vertrauen kann. Ich hab z.B. noch nie von einem Datenmissbrauch bei Dropbox oder Hidrive gehört. Auch noch nichts von Google Drive (in einem Profi-Account). Da sind die Daten auf persönlichen Computern extrem viel unsicherer. Wenn man will, kann man auch Anbieter wählen, wo alles Ende-zu-Ende verschlüsselt ist. Oder man lässt das NAS verschlüsselt in die Cloud sichern.

Aus praktischer Erfahrung kann ich auch sagen: Wer seine Daten in die Cloud gepackt hat, hatte immer Glück bei einem Daten-Desaster. Umgedreht: Die meisten Leute bekommen es einfach nicht hin, regelmäßig Backups zu machen. Selbst bei kleinen Firmen klappt es oft nicht, es sei denn, wir erinnern da regelmäßig dran. Und selbst dann: Bei Überprüfungen läuft der Backupprozess oft fehlerhaft. Es gibt einfach auf vielen Ebenen Fehlermöglichkeiten.

Ich denke, man sollte hier auch klar trennen: 1.) Gefahr von Datenverlust. 2.) Gefahr von Datendiebstahl

Bei beiden müssen die Risiken je nach Strategie getrennt bewertet werden. Wenn ich es richtig verstehe, siehst du in der Cloud nicht die Gefahr von Datenverlust, sondern die Gefahr von Datendiebstahl und Datenmissbrauch.

 

[KalterBach]

Ich hab z.B. noch nie von einem Datenmissbrauch bei Dropbox oder Hidrive gehört.

Hier ein Bericht über den Dropbox-Hack.

Bei beiden müssen die Risiken je nach Strategie getrennt bewertet werden.

Das ist richtig. Zu beiden von Dir genannten Punkten erlebt man jedoch, dass es den meisten Anwendern entweder unbekannt oder egal ist.

Ich sehe grundsätzlich beide Punkte kritisch, aus verschiedenen Blickwinkeln. Einfach ausgedrückt, was ich auf einer Cloud nicht brauche, lade ich auch nicht hoch. Was nicht hochgeladen wurde, kann auch von dort nicht missbraucht werden.

Mir sind die Vorzüge von Cloud-Lösungen durchaus bewusst und ich habe auch kein tiefes technisches Detailverständnis über jeden einzelnen Prozessschritt - traue mir aber mit gesundem Menschenverstand und eigenen Erfahrungswerten - gewisse Dinge zu, die sich auch schon bewährt haben.

Aber nun wieder zurück zu den Belegen. Als Gelegenheits-Scanner nutze ich entweder das Mobiltelefon mit App, einen Drucker mit Scanner oder den Kopierer im Büro um Belege zu scannen und abzulegen. Je nach Betriebssystem kann man dann auch noch diverse Spielereien nachschalten, so dass die Ablage im Ordnersystem, Cloud-Speicher, Netzwerk automatisch erfolgt.

 

[Hard_Do]

Wir verschicken seit Jahren nahezu ausnahmslos die Rechnungen per Mail und bekommen die meisten auch per Mail als PDF-Datei. Es ist doch egal, ob eine Datei beim Lieferantendrucker gedruckt wird und in die Post gesteckt wird oder ob die bei mir im Büro aus dem Drucker kommt. Einige meiner Kunden nehmen ausschließlich den Mailversand. Bei einigen - wie meinetwegen VW - AG geht das eh nur im Lieferantenportal als PDF einzureichen, da ist der Postweg ausgeschlossen.

Na ja, ich hatte Uli so verstanden, dass er die PDFs nicht archiviert, was ja das Original ist. Er und ich drucken die halt aus und tun so, als wäre der Ausdruck das Original (Ich hoffe ich trete dir jetzt nicht zu nahe Uli). Und wenn da dann keine Falzmarken drin sind könnte der findige Prüfer ja erst dadurch darauf gebracht werden, dass es nur ein Ausdruck ist, der nie in der Post war.