Fable hat mir mein Buchhaltungstool auch besser gemacht,
War sogar vorrrausschauend und hat den Jahreswechsel berücksichtigt. Bei mir werden die Belege in Monatsordner + einen mit Umbenannten PDF für Steuerberater sortiert, Bankdaten per CSV und Thunderbird, Kassenzettel gehn jetzt auch ohne KI hilfe.
@Tokoloshe dein Tool hat mein Tool indirekt verbessert als die KI deine Belegsortierung bei mir getestet hat dadurch sind jetzt 8 Beträge eindeutig zugeordnet worden.
Online stellen von meinem Tool bräuchte zu viel Anpassung weil es auf meine Belege und Sonderfälle zugeschnitten ist so wie bei dir.
Hier noch die Beschreibung meiner Suchlogik:
Belegverarbeitung und Bankabgleich: die Regeln
1. Einsortieren neuer Belege
- Das Datum kommt zuerst aus den Daten der E-Rechnung (XML), sonst ist es das häufigste Datum auf den ersten Seiten, sonst ein Datum mit Monatsnamen.
- Erlaubt sind nur Jahre vom ersten Buchhaltungsjahr bis heute. Ein „zahlbar bis“ im Folgejahr zieht den Beleg so nicht ins falsche Jahr.
- Der Beleg wandert in den Ordner Jahr_Monat. Ohne erkennbares Datum bleibt er liegen und wird gemeldet.
2. Betrag lesen, in dieser Reihenfolge
- E-Rechnung: Gesamtbetrag aus dem XML. Der „noch zu zahlende Betrag“ taugt nicht, er ist bei Vorkasse 0.
- Stichwörter im Text: Gesamtbetrag, Rechnungsbetrag, Zahlbetrag, Endbetrag, „zu zahlender Betrag“, Gesamtsumme.
- Sonderregeln je Lieferant, wo das Layout es verlangt (Tabellenzeilen, unterstrichene Summen).
- Kassenbon: Die größte Zahl gilt, wenn sie mindestens zweimal vorkommt (Summe und Kartenzeile).
- Rückfall: die größte Zahl im Text, aber mit der Markierung „unsicher“.
- Gegenprobe: Netto plus Steuer muss den Bruttobetrag ergeben. Bei steuerfreien EU-Lieferungen ist Netto gleich Brutto.
3. Lieferant bestimmen
Stichwort im Text oder Dateinamen, dann Name aus dem XML, dann USt-IdNr. oder IBAN auf dem Beleg (eigene Nachschlageliste), zuletzt der Dateiname.
4. Zuordnung Eingangsrechnung zu Abbuchung
- In Frage kommen Abbuchungen mit höchstens 5 % Betragsabweichung, die nicht mehr als 10 Tage vor dem Rechnungsdatum liegen.
- Punkte: Betrag passt 0,5; Rechnungsnummer im Verwendungszweck +0,4; Lieferant im Empfänger oder Verwendungszweck +0,2 (ähnlicher Name +0,1); Abstand bis 14 Tage +0,2, bis 30 Tage +0,1, über 60 Tage −0,2.
- Stimmt der Betrag nicht auf den Cent und ist es kein exakter Skonto von 2 oder 3 %, muss zusätzlich die Rechnungsnummer oder der Lieferant passen.
- Bei „unsicheren“ Beträgen zählt nur ein Treffer auf den Cent oder mit exakt 2 % Skonto.
- Die Buchung mit den meisten Punkten gewinnt, ab 0,5. Unter 0,7 wird sie als schwach markiert.
5. Zuordnung Ausgangsrechnung zu Geldeingang
Nur wenn die Rechnungsnummer als eigene Zahl im Verwendungszweck steht und der Betrag auf 5 % passt. Bei mehreren Treffern gilt das nächstliegende Datum.
6. Handkorrekturen
Eine eigene Datei, Schlüssel ist der Dateiname. Sie wird vor jedem Abgleich angewendet und überlebt jeden Neulauf. Dort stehen korrigierte Beträge, fest zugeordnete Zahlungen, Teilzahlungen und „nicht zuordnen“.
7. Prüfungen nach jedem Lauf
- dieselbe Bankbuchung mehreren Rechnungen zugeordnet
- gezahlt mehr als Rechnung, oder Abweichung über 2,5 %
- Rechnungsnummer steht in einer Buchung, aber der Betrag weicht über 3 % ab (Lesefehler)
- „unsicherer“ Betrag ohne Bankbestätigung
- Abbuchung ohne Beleg: Als belegt gilt die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Datum plus Betrag einer Zuordnung, oder bei PayPal und Amazon ein gleicher Rechnungsbetrag innerhalb von 10 Tagen. Ausgenommen sind Miete, Versicherung, Steuern und Ähnliches.
- Geldeingang ohne Ausgangsrechnung, Lücke im Rechnungsnummernkreis
- Kennzahlen (Anzahl Rechnungen, Buchungen, Belege) dürfen gegenüber dem letzten Lauf nicht sinken
8. Bankdaten
- Doppelte Zeilen werden über Datum, Betrag und Anfang des Verwendungszwecks erkannt.
- Eine vorgemerkte Buchung entfällt, wenn dieselbe Zahlung innerhalb von 10 Tagen gebucht vorliegt.
- Der Abgleich sieht auch das Vor- und Folgejahr, damit eine Dezember-Rechnung ihre Januar-Zahlung findet.
Grundsatz: Das Programm ordnet lieber nichts zu als falsch. Was nicht eindeutig ist, landet auf einer kurzen Prüfliste und wird am Beleg entschieden.
Die Schwellenwerte (5 %, 10 Tage, die Punkte) sind an deinen Belegen eingestellt. Für einen Shop mit vielen kleinen PayPal-Zahlungen müsste er sie an seinen Daten nachprüfen.