Office 365 Workflow

[KeX1]

Hallo zusammen,

ich würde gerne meinen, bzw. unserern Workflow mit Office 365 verändern.

Ich würde gerne die Dokumentation und Kommunikation um Anfragen sowie Übersicht über Aufträge ein wenig besser hinbekommen.

Aktuell nutzen wir Onenote, To Do sowie Outlook.

Dass diese 3 miteinander kommunizieren bzw. arbeiten können ist mir sowie bekannt, allerdings bin ich noch nicht ganz auf den Trichter gekommen wie ich das alles übersichtlich und intuitiv hinbekommen kann.

Hab mehrfach über Sharepoint gelesen und damit dann eine Intranetseite zu erstellen.
Die Verbindung zwischen den Apps und Sharepoint fehlt mir allerdings noch etwas.

Nutzt jemand Sharepoint im Betriebsalltag eines Kleinen Betriebes?

Grüße
Florian

 

[KaiX0]

Sharepoint ist ein Moloch! Würde ich mir in einem kleineren Betrieb nicht antun.
Die Auswahl der richtigen Software ähnelt der Auswahl des richtigen Werkzeugs, denn IT ist ein Werkzeug und kein Selbstzweck. Niemand will das hören, aber tatsächlich ist die Erstellung eines Pflichtenheftes der wichtigste Schritt.
1. Fachliche Anforderungen: Was soll die Software leisten? Dazu alle, die damit zu tun haben werden, in's Boot holen
2. Architektur: Was haben wir im Einsatz (Microsoft, SAP, Email und Groupware etc.. ) und wie fügt sich das ein?
3. Techn. Anforderungen: Cloud oder on premise? Administrieren wir alles selber oder gibt es einen Dienstleister?
4. Sicherheit und Verfügbarkeit: Wie kritisch sind die Daten? Welcher Schaden entsteht durch einen Hack? Wie lange überstehen wie einen Ausfall?

Klingt doof, ist aber wichtig. Sonst drohen Risiken wie unzulängliche Funktionen, mangelnde interoperabilität mit anderen IT-Lösungen im Haus (Insellösung), Bastelarbeiten mit viel Fehlerpotential.
Wie detailliert man das beschreibt, ist je nach Unternehmen unterschiedlich.

 

[DenkenAnSchubladen]

Die Auswahl der richtigen Software ähnelt der Auswahl des richtigen Werkzeugs, denn IT ist ein Werkzeug und kein Selbstzweck. Niemand will das hören, aber tatsächlich ist die Erstellung eines Pflichtenheftes der wichtigste Schritt.

@KeX1 Hör auf @KaiX0 , der Mann hat Recht! Du brauchst einen fähigen ITler, der das mit Dir managed. Ja, die kosten Geld, sogar nicht unerheblich. Aber in der heutigen Zeit kommst Du mit selbst gestückeltem Kram nicht weiter. Ein Profi kennt grundlegend erstmal Fragen, die zu stellen sind. Daran scheitert es ja bereits bei der Selbstvornahme... Bedenke bitte auch, dass es umfangreiche Förderungen gibt, bspw. https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/digital-jetzt.html Nutz das aus, such Dir einen Profi und bezahle ihn. Währenddessen konzentrierst Du Dich auf Deine Arbeit.

 

[AndySchr]

Ergänzend zu @DenkenAnSchubladen gibt es ein weiteres Förderprogramm beim BMWi für die Beratung bzgl. Digitalisierung: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html
Wo die Unterschiede der Programme liegen, habe ich mir jedoch nicht angesehen.

 

[KaiX0]

Was auch gerne unterschätzt wird: Hast Du erst einmal eine Software etabliert, sie an Deine Geschäftsprozesse angepasst (oder teils auch umgekehrt, GP an Software angepasst), die MA können damit umgehen, Daten sind eingepflegt, Transaktionen (Geschäftsvorfälle) darin 'abgelegt', wird ein Wechsel immer schmerzhaft und aufwendig. Daher geht wirklich der grösste Anteil des Projekts in die Vorbereitung. Die Umsetzung sind manchmal nur 10%.

Gelegentlich hat man aber Glück und kann abkürzen. Vor Jahren wollte die Geschäftsleitung mal ein CRM-System (Vertriebssoftware) einführen. Leider passte das technisch überhaupt nicht in unsere IT. Ich habe mich also verweigert und bekam wütend den Auftrag, etwas Besseres vorzuschlagen. Hm, das ganze Thema war mir fremd. Vertrieb, grauenvoll. Dann entdeckte ich einen Marktreport, der 100te CRM-Systeme genau verglich, kostete so 800€. Gekauft, Anforderungen mit Vertrieb und anderen abgestimmt, Anforderungsmatrix mit Gewichtung (Muss/Sollte/Wäre schön..) erstellt. 3 Anbieter ausgewählt und wenige Wochen später war ich fertig.

Mir ist noch unklar, was Du benötigst. Wenn Du das ganz allgemein, nicht in IT-Sprech, beschreiben kannst (Ich möchte alle offenen Angebote aus Q1 sehen/ Ich will wissen, wie die Konditionen für Kunde XYZ in der Vergangenheit waren) wäre das hilfreich.

 

[DenkenAnSchubladen]

Mir ist noch unklar, was Du benötigst.

Ganz ehrlich, erstens weiß man das oft selbst nicht so genau, zweitens macht auch manchmal das Angebot die Nachfrage. Ich habe vor einigen Jahren meine IT mit guter Beratung komplett umgebaut. Die Vergangenheit war mir egal, ich habe mit einem weissen Blatt Papier anfangen lassen, um Prozesse nachhaltig zu optimieren und den Workflow grundlegend zu strukturieren. Der ITler zeigte mir unter Anderem ein CRM, das nicht nur die komplette Kundendatei verwaltet, d.h. Profil inkl. Mails zueinander zuordnet, sondern auch noch mit der Telefonanlage gekoppelt ist, sodass mir bei Anruf angezeigt wird, wer der Kunde ist, über die Historien-Funktion was die anderen Kollegen in der Vergangenheit mit ihm gesprochen haben, welche Mails mit wem geschrieben wurden und welche Vorgänge mit dem Kunden existieren oder existiert haben. Das es das gibt, wusste ich erst, nachdem es mir jemand gesagt hat. Von alleine auf die Idee, das es sowas geben könnte und dass das ja nützlich ist, wäre ich wahrscheinlich nicht gekommen... Heute ist das System nicht mehr wegzudenken und eines der besten Investitionen, die ich in diesem Bereich je gemacht habe. Daher sage ich nochmal, dass ein kompetenter Partner mit Marktübersicht und vernünftiger Beratung unabdingbar ist.

 

[KaiX0]

Das klingt nach einem erfolgreichen IT-Projekt. So etwas ist leider selten, die meisten scheitern. Glückwunsch dazu!

 

[werists]

Das klingt nach einem erfolgreichen IT-Projekt. So etwas ist leider selten, die meisten scheitern. Glückwunsch dazu!

Widerspruch, die meisten klappen, von denen steht nur nix in der Zeitung. (> 40 Jahre IT-Erfahrung)

 

[KaiX0]

Ebenfalls Widerspruch, die meisten scheitern. Ebenfalls seit Jahrzehnten in der IT . Die Frage ist natürlich, wie Scheitern definiert ist. Ich orientiere mich dabei sehr an PRINCE. Unklare Zieldefinition; erhebliche Zeit- und/oder Budgetüberschreitungen; moving targets; komplette Einstellung des Projekts wegen veränderter Rahmenbedingungen; busines case wurde nicht sauber gerechnet; keine Schulungen -> Software wird nicht angenommen; Insellösung etc. In all diesen Fällen ist das Projekt gescheitert, selbst wenn die Software irgendwie läuft. Zumeist wird das natürlich nicht als Scheitern benannt, man lebt dann irgendwie damit